Comment les employés contribuent-ils à l’amélioration continue de l’entreprise ?

    Posté : 29 juillet 2019

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    Transformation Digitale

    Comment les employés contribuent-ils à l’amélioration continue de l’entreprise ?

    Souvent focalisés sur l’amélioration des infrastructures (machines, logiciels d’exploitation…), beaucoup d’industriels oublient souvent que la transformation digitale passe aussi par l’amélioration des méthodes de travail. L’une des solutions à privilégier dans ce cas est d’opter pour la mise en place d’un programme d’amélioration continue.

    Prenons la situation suivante : Votre entreprise a tout mis en œuvre pour lancer un programme d'amélioration continue. Une réunion de lancement a été organisée, au cours de laquelle la Direction a partagé sa vision et espère réduire le gaspillage, rester compétitive et répondre aux besoins de ses clients.
    La Direction tente donc d’expliquer que la contribution des individus est essentielle au succès de cette opération. Tout le monde est rassuré dans le fait qu’il n’y a rien à craindre, que la communication entre tous restera ouverte et informelle et que toutes les idées d’amélioration, qu’elle soit grande ou petite, seront valorisées. 
    Tout est en place pour que les employés donnent un nouvel élan à leur activité !

    Pourtant, voilà 4 mois que tout est en place et seulement une poignée de collaborateurs a soumis des idées…

    Découvrez dans cet article ce qui empêche les employés de proposer des idées et quelles sont les solutions qu’il est nécessaire d'implémenter dans cet objectif d’amélioration continue.

     

    L'histoire de deux usines

    Afin de bien comprendre pourquoi et comment certains industriels obtiennent de fabuleux résultats dans leur programme d’amélioration continue alors que d’autres sont à la peine, revenons en détail sur la manière dont eux-mêmes exploitent les idées venues de leurs employés.

    Explorons sans plus tarder le quotidien de trois opérateurs, chacun avec des styles et des préférences de communication bien différents.

     

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    Olivier

    Ingénieur de Maintenance

    Olivier quitte la réunion de lancement avec un sentiment de satisfaction. Ingénieur de maintenance dans sa société depuis plus de 10 ans, il interagit avec de nombreuses personnes et constate régulièrement tous les problèmes qui viennent d‘être posés. « Enfin ! » pense-t-il. « Ils seront ouverts à entendre certaines de mes idées qui me trottent dans la tête depuis des années ».

    Quelques jours plus tard, Olivier se fait donc un devoir de soumettre une idée, à chaque fois qu’il est amené à rencontrer une nouvelle difficulté et propose des solutions. En fait, depuis le lancement du nouveau programme, il a soumis en moyenne quatre idées par mois ! Néanmoins, une première chose dérange Olivier : il souhaiterait pouvoir soumettre ses idées lorsqu'il est en pleine action, quand les détails sont encore frais dans son esprit, plutôt que de devoir attendre la fin de son temps de travail.

    Naturellement, Olivier est très curieux de savoir ce que sont devenues les idées d’améliorations qu’il a proposées. La direction les a-t-elle prises en compte ? Qu'en pense-t-elle ? Ses idées seront-elles acceptées et quand ? Mais lorsqu'il se dirige vers le tableau des suggestions, il constate que la dernière mise à jour a été effectuée il y a six semaines. "Quel est le but ?" pense Olivier. « Pourquoi devrais-je faire un tel effort si, au final, ils ne suivent pas mes suggestions ou ne prennent pas mes idées plus au sérieux ? ».

    Conclusion, Olivier décide donc de ne plus soumettre de nouvelles idées tant qu'il ne recevra pas de commentaires sur celles qu'il a déjà soumises. C’est dommage car de nouvelles idées d’améliorations lui viennent à l’esprit chaque jour.

     

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    Alexia

    Opératrice Junior

    Alexia est une jeune opératrice qui a adopté la philosophie « Toyota Way ». Il s’agit d’une philosophie de gestion propre à l’entreprise Toyota et qui vise à la résolution en continue des problèmes à la source et à la contribution des employés à la valeur de l’organisation.

    Alexia, dans son nouveau job, réfléchit constamment aux nouveaux moyens qu’elle peut mettre en œuvre pour éliminer les déchets sur son poste et pour améliorer la qualité de son travail. Elle adorerait soumettre ses idées à la direction dans le cadre du nouveau programme d’amélioration continue. Mais comme il s’agit de son premier emploi et qu’elle travaille dans la société depuis seulement six mois, elle manque de confiance pour s’exprimer. « La plupart de mes idées sont encore bancales », pense Alexia. « Si seulement je pouvais les partager avec les autres opérateurs de l'équipe de mon usine et ainsi avoir leur avis... Je suis certaine qu’ensemble nous pourrions proposer des idées encore meilleures ».

    Malheureusement, cette solution n’est pas possible et Alexia décide finalement de ne soumettre aucune idée. Elle a trop peur de ne pas être crédible ou pire, d’être ridicule.

     

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    Célia

    Opératrice Senior

    Célia est une opératrice expérimentée qui a récemment trouvé un moyen d’accroître le rendement de son équipement de production. Elle sait que les autres opérateurs de l’équipe, voire même de toutes les usines du Groupe, seraient intéressés par cette solution et elle serait ravie de partager cette idée avec eux.

    Son idée est en revanche un peu difficile à expliquer, mais elle a fait de son mieux pour la résumer sur une petite fiche. Elle laisse à contrecœur sa fiche dans la boîte à suggestions, située dans la salle de pause, en se disant : « Il y a des points clés que je ne peux pas expliquer sur un si petit support… ».

    Quelques semaines plus tard, Célia est heureuse de recevoir une note de Paul, le coordinateur du Programme d’amélioration continue, la remerciant pour son idée mais qui lui explique pourquoi elle ne peut pas être adoptée comme nouvelle procédure opérationnelle standard. « Comme je m'y attendais, ils ne comprennent pas mon idée », pense Célia. « Si seulement j'avais pu leur expliquer exactement ce que je souhaitais faire, je suis certaine que cela aurait été acceptée ».

    Célia décide donc de ne soumettre que des idées simples et évite désormais de proposer des solutions complexes qui ne peuvent pas être facilement communiquées via le Programme d’amélioration continue. Elle sait pourtant qu’elles auraient un impact plus important sur la société, mais tant pis...

     

    Examinons maintenant les améliorations que d'autres entreprises ont apporté au sein de leur structure, pour répondre aux mêmes préoccupations exprimées par Célia, Alexia et Olivier.

    De quelle manière ces entreprises motivent, avec succès, davantage d'employés à constamment proposer des idées d'amélioration continue ?
    Plutôt que de demander aux employés de traduire leurs idées sur une petite fiche et de la déposer dans une boîte à suggestions, ces entreprises ont décidé de transformer digitalement leur Programme d’amélioration continue. Ils connectent l'ensemble des opérations avec leurs effectifs mondiaux (cadres et employés d'usine) et donnent un accès, de manière centralisée, aux informations les plus récentes. Tous peuvent communiquer en temps réel et à tout moment de la journée.

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    Chaque poste de travail est équipé d’une tablette contenant une application spécialement conçue pour les entreprises. L’application fournit des informations en temps réel sur ce qu’il se passe dans l’usine et facilite le partage d’idées, la collaboration et le développement des connaissances.

    Un fil d'actualités affiche en direct les dernières mises à jour d'information, communiquées à l’échelle de l'entreprise, de l'usine, de la ligne de production ou du poste de travail. Le flux diffuse également des publications, des photos et des vidéos ajoutées par tous les employés, ainsi que des conversations entre collègues.

    Ainsi, lorsque Yannick, un opérateur du service de nuit, prend la relève, il pourra consulter le fil d'actualités pour voir les activités de la journée précédente.

     

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    Yannick

    Opérateur

    Yannick répond à toutes les communications qui lui sont adressées, en postant une réponse et en ajoutant quelques fois une question à son tour. Quand Yannick a une idée d’amélioration continue en tête, il la publie immédiatement dans le fil d’actualités. Il sélectionne ensuite lui-même le format le plus efficace pour véhiculer son idée.

    Généralement, Yannick privilégie un enregistrement vidéo pour expliciter son idée plutôt que l'écriture. « Si une image vaut mille mots », pense-t-il, « alors une vidéo en vaut un million ! ».

    Yannick aime solliciter les commentaires et les contributions de ses collègues lorsqu'il publie un message et profite du dialogue animé qui s'ensuit. Il affectionne aussi particulièrement découvrir les nouvelles idées postées par ses collègues et les applique. Il apprend beaucoup de ces interactions avec les autres opérateurs, qui l’aident, chaque jour, dans sa mission. Et Yannick aime être connecté aux autres membres de son équipe et du reste de l’entreprise. En tant que travailleur de nuit, cela renforce sa motivation et son engagement. Yannick tag les messages qui l’intéresse et active les notifications afin d’être prévenu dès qu’un collaborateur poste un nouveau commentaire. Il est alerté dès lors que les membres reçoivent son idée et suit l’état de validation du processus, de la demande de révision de son idée jusqu’à son approbation. Au final, même si l’idée de Yannick n’est pas acceptée, il n’est pas déçu.

    Par-dessus tout, il apprécie la reconnaissance de sa direction et de ses pairs et le fait que sa contribution soit consignée pour peut-être devenir une future référence. « Qui sait », pense-t-il, « peut-être que le moment était mal choisi et qu'un jour mon idée sera approuvée et adoptée ! ».

     

    Poka : la digitalisation de l'amélioration continue

    La technologie qui est à l’origine de toutes les nouvelles fonctionnalités qu’utilise chaque jour Yannick est PokaIl s’agit d’une application Web et mobile conçue spécifiquement pour l’industrie manufacturière et qui permet de faciliter la communication, le partage des connaissances et la formation en usine.

    Un fabricant mondial de confiseries qui utilise l’application Poka est devenu une référence dans le domaine de l'amélioration continue. Un véritable succès au sein de l’usine. Poka a permis d’identifier les idées de toutes les équipes de production et d’accélérer de 80% l’alignement avec le groupe d’amélioration continue. Avant, les idées n'étaient examinées et approuvées que lors de réunions mensuelles. Aujourd’hui, les équipes utilisent le fil d'actualités en direct pour examiner les idées entrantes et engager des discussions en temps réel. Derrière, l’industriel publie plus rapidement les nouvelles procédures d'utilisation et les adresse à tous les employés. 95%, c’est la réduction du délai de résolution des problèmes.

    En connectant les opérateurs et les équipes des lignes de production, sur différentes zones géographiques, Poka a permis de faire évoluer l’organisation chez ArcelorMittal (Groupe sidérurgique mondial). Résultats, la communication en interne s'est développée et la motivation ainsi que l'engagement des employés se sont accrues. « Parfois, je vois des gens lire des nouvelles d'autres départements et cela les intéresse beaucoup plus qu'avant », déclare le Directeur Usine d'ArcelorMittal. « Il y a une véritable ouverture, c’est l’aspect temps réel qui veut ça ! Si la communication en interne, avec Poka, est devenue bien meilleure, c’est surtout un nouvel environnement de travail qui s’est mis en place ».

    eBook Amélioration continue

     

    Les employés connectés sont des employés autonomes !

    Fournir aux opérateurs des solutions appropriées dans le partage des idées fait partie de l’amélioration continue au sein de l’entreprise. Et leur fournir un retour d’information rapide est essentiel pour les motiver et pour améliorer constamment leurs méthodes de travail.

    Passer d’un processus manuel sur papier à une communication numérique permet aux opérateurs de première ligne de partager en permanence leurs idées, chaque jour. Non seulement, ils réussissent à apporter des améliorations qui génèrent de grands résultats, mais surtout, ils créent une véritable une culture d’amélioration continue, qui résiste à l’épreuve du temps.


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    ALEXANDRE DUBOIS
    Écrit par
    ALEXANDRE DUBOIS

    Responsable Marketing Digital chez Wonderware France, je mets à profit plus de 10 ans d'expérience dans le secteur IT. L'Industrie du Futur ou encore les Smart Cities sont au coeur d'une grande transformation technologique et nous en parlons sur le Blog Wonderware !

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